Stosownie do treści art. art. 63 ust 1 ustawy Prawo budowlane (prbud), Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 prbud, oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania. Dokumenty o których mowa w art. 60 prbud– zatem te których tyczy się obowiązek o którym mowa w art. 63 prbud – to dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, które to Inwestor ma obowiązek przekazać właścicielowi lub zarządcy (podmiot który realizował budowę obiektu) po zakończonej procedurze związanej z oddaniem obiektu do użytkowania. Wśród przekazywanych właścicielowi lub zarządcy dokumentów znajdują się jeszcze liczne inne, takiej jak decyzje administracyjne wydawane w toku budowy, instrukcje obsługi i eksploatacji urządzeń wbudowanych w obiekcie, jednak w ramach niniejszego artykułu ograniczę się do zagadnienia o którym mowa w tytule, czyli obowiązku posiadania i przechowywania dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej obiektu.
Przez pojęcie dokumentacji powykonawczej rozumieć należy dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi, jeśli zaś przez pojęcie dokumentacji budowy rozumieć należy pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych a także – w miarę potrzeby – rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książkę obmiarów, a w przypadku realizacji obiektów metodą montażu – także dziennik montażu. Zakres ww. dokumentacji, zwłaszcza w przypadku obiektów wielolokalowych jest zatem znaczny, jednakże przepisy w bezwzględny sposób wymagają od właściciela lub zarządcy obiektu posiadania ich i przechowywania przez cały okres istnienia obiektu budowlanego. Co istotne, nie przekazanie tych dokumentów przez inwestora nie stanowi przesłanki z powołaniem na którą właściciel lub zarządca mógłby uniknąć odpowiedzialności za niedopełnienie przedmiotowego obowiązku. Z tej też przyczyny tak istotną kwestią staje się skrupulatne, wręcz drobiazgowe sprawdzenie przekazywanych przez inwestora (dewelopera) dokumentów. Właściwe postępowanie pozwala bowiem uchronić w przyszłości wspólnotę mieszkaniową przed znacznymi wydatkami związanymi z koniecznością odtworzenia dokumentacji (oczywiście w niektórych przypadkach istnieje możliwość dochodzenia od inwestora-dewelopera zwrotu poniesionych w związku z tym kosztów) zaś członków jej zarządu przed osobistą odpowiedzialnością. Należy bowiem pamiętać, iż niedopełnienie przedmiotowego obowiązku zagrożone jest karą grzywny, o czym stanowi art. 93 ust 9 prbud.
Kwestią ostatnią pozostaje często poruszane zagadnienie tego, czy obowiązek o którym mowa dotyczy także obiektów wybudowanych przed 1 stycznia 1995 r. a zatem przed wejściem w życie przepisów obowiązującej ustawy prbud. Zagadnienie to pozostawało o tyle dyskusyjne, iż przepisy ustawy z 1974 r. nie zawierały przepisu będącego odpowiednikiem obecnego art. 63 prbud. Kwestię tę rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 08.01.2020 r. (sygn. OSK 2911/19) wskazując iż błędny jest pogląd, że w takiej sytuacji właściciel lub zarządca obiektu zwolniony jest całkowicie z powinności posiadania takiej dokumentacji dla obiektów wybudowanych przed 1 stycznia 1995 r. Posiadanie takiej dokumentacji leży w interesie właściciela lub zarządcy obiektu i może okazać się pomocne np. w przypadku uchylenia decyzji o pozwoleniu na budowę, a w toku postępowania naprawczego taka dokumentacja może i powinna zostać wykorzystana.
Należy zatem raz jeszcze zwrócić uwagę osób wchodzących w skład zarządów wspólnot mieszkaniowych, iż obowiązek posiadania i przechowywania dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej ma charakter bezwzględny i jego dopełnienie obwarowane jest sankcją, która dotknąć może bezpośrednio osoby wchodzące w skład zarządów wspólnot. Z tego też względu należy dochować szczególnej staranności na etapie przejmowania dokumentacji od inwestora – dewelopera a w przypadku jakichkolwiek braków w tym zakresie, wszcząć należy procedurę naprawczą. Koszt takiej procedury winna ponieść wspólnota mieszkaniowa, przy czym w niektórych przypadkach możliwe dochodzenie wydatkowanej na ten cel kwoty od niesolidnego inwestora-dewelopera.