Wspólnota mieszkaniowa jest zobowiązana posiadać:
- umowy z dostawcami mediów (np. gaz, woda, prąd, ciepło);
- potwierdzenie nadania NIP;
- zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON;
- deklaracje podatkowe;
- dokumentację powykonawcza;
- dokumenty formalno – prawne budowy;
- zestawienie liczników elektrycznych administracyjnych numery fabryczne oraz ich stany;
- zestawienie wodomierzy głównych w budynku;
- książkę obiektu budowlanego;
- uchwały wspólnoty mieszkaniowej od dnia jej powstania wraz z kartami do głosowania;
- dokumentację dot. przeglądów technicznych;
- zestawienie lokali,
- ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
W zależności od faktycznej sytuacji wspólnoty, w jej zasobach powinny się znaleźć:
- Umowa o utrzymanie czystości i pielęgnacji zieleni;
- Umowa świadczenia technicznych usług konserwacyjnych;
- Umowa o usługę ochronną w formie bezpośredniej ochrony fizycznej;
- Umowa dot. usług BHP i Ppoż;
- Dokumentacja dot. windy – Protokół zdawczo-odbiorczy Ksiąg rewizyjnych dźwigów i urządzeń technicznych;
- Umowa na konserwację węzła cieplnego;
- Umowa konserwacji i przeglądów technicznych bramy garażowej nieruchomości. z kartą katalogową bramy;
- Polisa ubezpieczeniowa;
- Zestawienie ciepłomierzy w węzłach cieplnych;
- Zestawienie numerów ewidencyjnych i fabrycznych dźwigów osobowych oraz decyzji UDT;
- Księgi rewizyjne urządzeń (np. platform garażowych);
- Pocztowa książka nadawcza;
Wskazane dokumenty to zasadnicze minimum, które powinno znaleźć się w dokumentacji zarządu/zarządcy. Oczywiście nie wszystkie z powyższych dokumentów są prawnie obligatoryjne, ale ich brak może uniemożliwić sprawne działanie wspólnoty.