Obowiązek posiadania i przechowywania przez wspólnotę mieszkaniową dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej

Stosownie do treści art. art. 63 ust 1 ustawy Prawo budowlane (prbud), Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 prbud, oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania. Dokumenty o których mowa w art. 60 prbud– zatem te których tyczy się obowiązek o którym mowa w art. 63 prbud – to dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, które to Inwestor ma obowiązek przekazać właścicielowi lub zarządcy  (podmiot który realizował budowę obiektu) po zakończonej procedurze związanej z oddaniem obiektu do użytkowania. Wśród przekazywanych właścicielowi lub zarządcy dokumentów znajdują się jeszcze liczne inne, takiej jak decyzje administracyjne wydawane w toku budowy, instrukcje obsługi i eksploatacji urządzeń wbudowanych w obiekcie, jednak w ramach niniejszego artykułu ograniczę się do zagadnienia o którym mowa w tytule, czyli obowiązku posiadania i przechowywania dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej obiektu.

Przez pojęcie dokumentacji powykonawczej rozumieć należy dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi, jeśli zaś przez pojęcie dokumentacji budowy rozumieć należy pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych a także – w miarę potrzeby – rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książkę obmiarów, a w przypadku realizacji obiektów metodą montażu – także dziennik montażu. Zakres ww. dokumentacji, zwłaszcza w przypadku obiektów wielolokalowych jest zatem znaczny, jednakże przepisy w bezwzględny sposób wymagają od właściciela lub zarządcy obiektu posiadania ich i przechowywania przez cały okres istnienia obiektu budowlanego. Co istotne, nie przekazanie tych dokumentów przez inwestora nie stanowi przesłanki z powołaniem na którą właściciel lub zarządca mógłby uniknąć odpowiedzialności za niedopełnienie przedmiotowego obowiązku. Z tej też przyczyny tak istotną kwestią staje się skrupulatne, wręcz drobiazgowe sprawdzenie przekazywanych przez inwestora (dewelopera) dokumentów. Właściwe postępowanie pozwala bowiem uchronić w przyszłości wspólnotę mieszkaniową przed znacznymi wydatkami związanymi z koniecznością odtworzenia dokumentacji (oczywiście w niektórych przypadkach istnieje możliwość dochodzenia od inwestora-dewelopera zwrotu poniesionych w związku z tym kosztów) zaś członków jej zarządu przed osobistą odpowiedzialnością. Należy bowiem pamiętać, iż niedopełnienie przedmiotowego obowiązku zagrożone jest karą grzywny, o czym stanowi art. 93 ust 9 prbud.

Kwestią ostatnią pozostaje często poruszane zagadnienie tego, czy obowiązek o którym mowa dotyczy także obiektów wybudowanych przed 1 stycznia 1995 r. a zatem przed wejściem w życie przepisów obowiązującej ustawy prbud. Zagadnienie to pozostawało o tyle dyskusyjne, iż przepisy ustawy z 1974 r. nie zawierały przepisu będącego odpowiednikiem obecnego art. 63 prbud. Kwestię tę rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 08.01.2020 r. (sygn. OSK 2911/19) wskazując iż błędny jest pogląd, że w takiej sytuacji właściciel lub zarządca obiektu zwolniony jest całkowicie z powinności posiadania takiej dokumentacji dla obiektów wybudowanych przed 1 stycznia 1995 r. Posiadanie takiej dokumentacji leży w interesie właściciela lub zarządcy obiektu i może okazać się pomocne np. w przypadku uchylenia decyzji o pozwoleniu na budowę, a w toku postępowania naprawczego taka dokumentacja może i powinna zostać wykorzystana.

Należy zatem raz jeszcze zwrócić uwagę osób wchodzących w skład zarządów wspólnot mieszkaniowych, iż obowiązek posiadania i przechowywania dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej ma charakter bezwzględny i jego dopełnienie obwarowane jest sankcją, która dotknąć może bezpośrednio osoby wchodzące w skład zarządów wspólnot. Z tego też względu należy dochować szczególnej staranności na etapie przejmowania dokumentacji od inwestora – dewelopera a w przypadku jakichkolwiek braków w tym zakresie, wszcząć należy procedurę naprawczą. Koszt takiej procedury winna ponieść wspólnota mieszkaniowa, przy czym w niektórych przypadkach możliwe dochodzenie wydatkowanej na ten cel kwoty od niesolidnego inwestora-dewelopera.

Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa jest zobowiązana posiadać:

  1. umowy z dostawcami mediów (np. gaz, woda, prąd, ciepło);
  2. potwierdzenie nadania NIP;
  3. zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON;
  4. deklaracje podatkowe;
  5. dokumentację powykonawcza;
  6. dokumenty formalno – prawne budowy;
  7. zestawienie liczników elektrycznych administracyjnych numery fabryczne oraz ich stany;
  8. zestawienie wodomierzy głównych w budynku;
  9. książkę obiektu budowlanego;
  10. uchwały wspólnoty mieszkaniowej od dnia jej powstania wraz z kartami do głosowania;
  11. dokumentację dot. przeglądów technicznych;
  12. zestawienie lokali,
  13. ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

W zależności od faktycznej sytuacji wspólnoty, w jej zasobach powinny się znaleźć:

  1. Umowa o utrzymanie czystości i pielęgnacji zieleni;
  2. Umowa świadczenia technicznych usług konserwacyjnych;
  3. Umowa o usługę ochronną w formie bezpośredniej ochrony fizycznej;
  4. Umowa dot. usług BHP i Ppoż;
  5. Dokumentacja dot. windy  – Protokół zdawczo-odbiorczy Ksiąg rewizyjnych dźwigów i urządzeń technicznych;
  6. Umowa na konserwację węzła cieplnego;
  7. Umowa konserwacji i przeglądów technicznych bramy garażowej nieruchomości. z kartą katalogową bramy;
  8. Polisa ubezpieczeniowa;
  9. Zestawienie ciepłomierzy w węzłach cieplnych;
  10. Zestawienie numerów ewidencyjnych i fabrycznych dźwigów osobowych oraz decyzji UDT;
  11. Księgi rewizyjne urządzeń (np. platform garażowych);
  12. Pocztowa książka nadawcza;

Wskazane dokumenty to zasadnicze minimum, które powinno znaleźć się w dokumentacji zarządu/zarządcy. Oczywiście nie wszystkie z powyższych dokumentów są prawnie obligatoryjne, ale ich brak może uniemożliwić sprawne działanie wspólnoty.

Zwiększenie opłat dla lokali użytkowych we wspólnocie mieszkaniowej

Zgodnie z ustawą o własności lokali, która reguluje większość zagadnień związanych z funkcjonowaniem budynków wielolokalowych oraz reguluje sposób podejmowania decyzji przez wspólnotę mieszkaniową, obciążenia właścicieli lokali z tytułu utrzymania budynku powinny być równe tzn. każdy z właścicieli zobowiązany jest ponosić wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości w wysokości wielkości posiadanego udziału w budynku.

Powołany udział, co do zasady, jest obliczany jako stosunek powierzchni lokalu do powierzchni wszystkich lokali. Znaleźć go można w akcie notarialnym nabycia lokalu lub też w treści księgi wieczystej.

Art. 12 ust. 3 ustawy o własności lokali ustanawia jedyny wyjątek od równego obciążania właścicieli lokali kosztami utrzymania nieruchomości i stwierdza jak następuje: „Uchwała właścicieli lokali może ustalić zwiększenie obciążenia z tego tytułu właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali.

Zatem ustawodawca dopuścił zwiększenie opłat li tylko w przypadku łącznego spełnienia dwóch warunków tj.:

– podwyżka dotyczy właściciela lokalu użytkowego,

– uzasadnieniem podwyżki jest sposób korzystania z lokalu.

Dodatkowo nadmienić trzeba, że jedynie uprawnionymi w ramach struktury wspólnoty mieszkaniowej, do ustalenia wysokości opłat, są właściciele lokali. Ich decyzja następuje w drodze indywidualnego zbierania głosów lub podczas zebrania. Uchwała zostaje podjęta w sytuacji oddania głosów za jej podjęciem w liczbie 50% wszystkich właścicieli lokali + 1 właściciel.

Analizując warunki dla skuteczności podjęcia uchwały wskazać trzeba, że ustawodawca nie  zdefiniował na łamach ustawy o własności lokali czym jest lokal użytkowy. „Co prawda pojęcie lokalu użytkowego nie zostało zdefiniowane przez ustawę o własności lokali, jednakże definicja taka znajduje się w § 3 pkt 14 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. (Dz. U. Nr 75, poz. 690 z późn. zm.) w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, które mówi, że przez lokal użytkowy należy rozumieć jedno pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, wydzielone stałymi przegrodami budowlanymi, niebędące mieszkaniem, pomieszczeniem technicznym albo pomieszczeniem gospodarczym. Niewątpliwie gospodarcze przeznaczenie lokalu, obejmujące m.in. funkcje usługowe (handlowe i inne) czy też wytwórcze może powodować podniesienie (zwiększenie) obciążenia właścicieli tych lokali w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej ponad poziom wynikający z zasady określonej w ust. 2 art. 12 u.w.l.”  (tak: Wyrok SO w Olsztynie z 25.06.2019 r., I C 28/19, LEX nr 2695939.)

Zatem przy poszukiwaniu pojęcia lokalu użytkowego trzeba przyjąć szeroką definicję, że jest to lokal który został przeznaczony na inny cel niż na mieszkanie np. lokal biurowy, lokal sklepowy, lokal przeznaczony do najmu krótkoterminowego.

Drugi z warunków dokonania podwyżki dotyczy uciążliwości wykorzystania lokalu użytkowego. Przyjmuje się zatem, że nie każdy lokal użytkowy może być obłożony dodatkową opłatą, jest to dopuszczalne wyłącznie w sytuacji gdy powoduje zwiększenie kosztów wspólnoty mieszkaniowej na utrzymanie nieruchomości wspólnej.

Zakres zwiększenia opłat za dany lokal użytkowy winien korespondować ze zwiększonymi wydatkami wspólnoty. Nie zawsze jednak precyzyjne ustalenie wysokości tego zwiększenia jest możliwe. Tytułem przykładu nie sposób ustalić o ile zwiększa się zużycie drzwi wejściowych przez zwiększony ruch osobowy do danego lokalu. Nie mniej jednak aktualnie poglądy judykatury wskazują, że nie jest konieczne bardzo precyzyjne wykazanie potencjalnych kosztów. Wspólnota winna dokonać ich obliczenia w przybliżeniu i o ile koszt ten nie odbiega znacząco od realiów to winien być zaakceptowany.

Tytułem poparcia stanowiska, można odwołać się do Wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 8.12.2016 r., VI ACa 1315/15, LEX nr 2196160.